Lukukeskuksen ohjeet virtuaalivierailujen järjestämiseen

1. Vierailulla tulee olla vastuuhenkilö

Vierailulla tulee olla mukana tilaajan puolesta henkilö, joka avaa vierailuyhteyden ja seuraa vierailun kulkua. Henkilö voi olla esimerkiksi tilaaja itse tai muu yhteyshenkilö. Jos kyseessä on vierailu koululuokalle, voi tehtävässä toimia luokan opettaja.

Henkilö on paikalla sanomassa alkusanat ja toivottamassa kirjailijan tervetulleeksi. Hän pitää myös huolen, että vierailu pysyy sovitun mittaisena ja vierailulle saapuu sovittu määrä osallistujia. Lopuksi hän kiittää kirjailijaa ja päättää tilaisuuden.

Kouluvierailuilla kaikissa luokissa tulee olla opettaja paikan päällä koko vierailun ajan. Vierailun aikana henkilö tarvittaessa moderoi keskustelua chatissa. Moderoinnin tarve kasvaa sen mukaan, mitä enemmän osallistujia on. Moderointi saattaa sisältää esimerkiksi osallistujien mikrofonien sulkemista tarvittaessa, puheenvuorojen jakamista tai chat-keskustelun moderointia.

2. Sovi vierailun kulusta etukäteen osallistujien kanssa

Jos vierailun osallistujat ovat koululuokkia, on suositeltavaa sopia yleisön kanssa etukäteen, mikä tai mitkä luokat pitävät kameraa päällä ja esittävät kysymyksiä kirjailijalle mikrofonin kautta. Jos käyttämässänne ohjelmassa on chat-ominaisuus, se on monesti kätevin tapa esittää kysymyksiä kirjailijalle, erityisesti silloin kun osallistujia on paljon.

3. Ole kirjailijaan yhteydessä hyvissä ajoin vierailun yksityiskohdista ja testaa valitsemaasi vierailuohjelmaa hänen kanssaan etukäteen

Huomaathan että kirjailijalla ei ole mahdollisuutta vastata tekniikkaan liittyviin kysymyksiin, vaan tilaaja vastaa järjestämänsä vierailun teknisistä yksityiskohdista. 

4. Lähetä vierailulinkki

Muistathan lähettää vierailulinkin ajoissa sekä kirjailijalle että yleisölle. Suosittelemme, että linkki lähetetään sähköpostitse noin viikkoa ennen vierailua. Muistathan kertoa osallistujille, että linkki on vain ennakkoon ilmoittautunutta yleisöä varten. Vain etukäteen sovittu yleisö saa osallistua vierailulle.

5. Testaa yhteyttä ja laitteita etukäteen

Varmistathan, että vierailulle osallistuvat ryhmät testaavat hyvissä ajoin ennen vierailua, että tilan kaiuttimet, netti ja videotykki toimivat halutulla tavalla. Kamera kannattaa asentaa siten, että mahdollisimman moni yleisöstä näkyy kamerassa. Jos käytössä on kokousmikrofonin sijaan tietokoneen tai web-kameran mikrofoni, kannattaa huomioida, että kysymysten esittäjät tulevat tarpeeksi lähelle mikrofonia.

6. Vierailua ei saa tallentaa tai striimata ilman lupaa

Asiasta tulee aina sopia tilauksen yhteydessä etukäteen.